タスク管理は、業務の優先度を可視化し、管理することを意味し、 業務における抜け漏れや遅れを防ぎ、それによるトラブルも未然に防ぐことができます。 一般的に、仕事をする上では一つの作業だけを行う、というケースは少なく、 複数の仕事を効率的にこなすために、タスク管理を行うことが大切です。
▼タスク管理を行うことによって得られるメリット
① 効率性の向上
タスク管理を行うことで、時間を効率的に使うことができます。 タスクをリストアップし、優先順位を付けることで、 重要なことに集中し、時間を無駄にすることなく作業を進めることができます。
② ストレス軽減
タスクが整理され、スケジュールに組み込まれると、作業の見通しが立ち、不安やストレスが軽減されます。 期限を逃したり、急なタスクに対応する必要がなくなるため、心の余裕が生まれます。
➂目標達成のサポート
タスク管理は目標達成を支援します。 タスクを管理し、スケジュール化することで、目標に向かって進捗を追跡し、必要な作業を遂行することができます。
➂優先順位の明確化
タスク管理を行うことで、何が重要で何が緊急かが明確になります。 これにより、どのタスクに優先度を置くべきかが明確になり、より効果的な決定が可能になります。
③ ワーク・ライフ・バランスの維持
タスク管理はワーク・ライフ・バランスの維持にも役立ちます。 タスクを適切にスケジュールし、時間を効果的に管理することで、 仕事とプライベートの両方に充実した時間を割り当てることができます。
▼人材紹介業におけるタスク管理の重要性
複数の企業・求職者とやり取りを行う人材紹介業。 商品の納品やプレゼンが発生するような仕事と異なり、明確な納期がないため、 いつまでに・何をすべきかの管理が煩雑になりがちです。
しかし、予定していたタスク処理がどんどん後ろ倒しになると、 その分、面接設定なども後ろ倒しになり、求職者の成約（＝売上計上）も遅れるため、 自分自身の目標から逆算をして、主体的にタスクの管理を行っていく必要があります。
▼タスク管理の手順
① タスクのリスト化
タスクを書き出し、すべてのやるべきことをリストアップします。
②優先順位付け
タスクを重要度や緊急度に基づいて優先順位付けします。重要かつ緊急なものから着手しましょう。
② スケジュール化
タスクをスケジュールに組み込みます。特に期限のあるタスクや時間を要するタスクは、スケジュール上で確保しましょう。
➂集中時間の確保
タスクに取り組むための集中時間を確保します。 他のことに集中せず、タスクに集中して取り組むことが大切です。
④進捗の追跡
タスクの進捗を定期的にチェックし、完了したタスクをチェックリストから削除します。
⑤柔軟性の保持
予期せぬ出来事や優先度の変更がある場合に備えて、柔軟性を持って対応します。 新しいタスクが発生したり、計画が変更された場合には、迅速に対応し、スケジュールを調整します。
▼タスク管理をサポートするツール
タスク管理をサポートするツールは様々なものがありますが、 自社の事業や規模に合った、適切なツールを選択することが重要です。
以下では、タスク管理に使用される一般的なツールをご紹介します。
・タスク管理アプリ
Todoist、Wunderlist、Any.doなどのタスク管理アプリは、 タスクのリスト化、優先順位付け、スケジュール化、タスクの進捗追跡などの機能を提供しています。 これらのアプリは、個人やチームでのタスク管理に便利です。
・プロジェクト管理ツール
Trello、Asana、Jiraなどのプロジェクト管理ツールは、 複数のタスクやプロジェクトの管理、タスクの割り当て、進捗の追跡、チームコラボレーションなどをサポートします。 大規模なプロジェクトやチームでの作業に適しています。
・カレンダーアプリ
Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Appleカレンダーなどのカレンダーアプリは、 タスクのスケジュール化や期限の管理に役立ちます。 重要なイベントやミーティングを追跡し、スケジュールを管理するのに便利です。
・メモアプリ
Evernote、OneNote、Appleのメモなどのメモアプリは、アイデアやメモの記録、重要な情報の保存、ドキュメントの共有などに使用されます。 タスクの詳細や関連情報を保存し、整理するのに役立ちます。
・コミュニケーションツール
Slack、Microsoft Teams、Discordなどのチームコラボレーションツールは、 チーム内でのコミュニケーションやファイル共有、タスクの議論などをサポートします。 プロジェクト管理やタスク管理と組み合わせて使用されることが多いです。 これらのツールは、個人のニーズや作業環境に応じて選択されるべきです。 また、ツールの使い方をマスターし、効果的に活用することが重要です。
リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。 LaSでは、人材紹介事業で発生する様々なタスクを一元管理するだけでなく、社内・チーム内のタスクの共有も可能です。
▼人材紹介事業で発生するタスクを一元管理
・どの求職者/企業に、いつまでに誰が何のアクションをしなければならないのか
・どの求職者が、どの企業の何次面接に進む予定なのか
・その他、求人作成・職務経歴書の添削などの細々としたタスクをいつ行うのか
上記のようなタスクをLaS上で管理することによって、その日にやらなければならない業務を明確化することが可能になります。
▼他のメンバーにタスクを割り振る
・求職者への求人ピックアップを、いつまでに行ってほしい
・企業からのFBをいつまでに回収してほしい
など、自分以外の担当者に期日を設けてタスクを設定することが可能です。 また、依頼したタスクの状況も確認ができるため、状況に応じてプッシュを行うなどのアクションもできるようになります。
▼カレンダーツール・コミュニケーションツールとの連携
GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどといったツールとの連携が可能なため、
・求職者の面接がいつ実施される予定か
・企業・求職者に対していつまでにどんなタスクを設定されたか
など、使用中のツールと合わせて管理をしていくことができます。 また、上記連携を行うことによって、社内全体で各求職者・案件の進捗状況が把握できるようになり、 管理者側からの状況把握も容易になります。
いかがでしたか？あなたのチームでも同じお悩み、抱えていませんか？
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・タスク漏れによる機会損失が多い…
・社内でのタスク連携・情報共有がうまくできていない…
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